"A UBI é uma porta aberta a toda a gente"

Gerir os espaços comuns da UBI, conhecer salas e equipamentos e tratar da segurança de um espaço que alberga milhares de pessoa por dia são algumas das funções do responsável pelo pessoal auxiliar da UBI. Um dos rostos mais conhecidos da instituição covilhanense é também responsável pelas portarias da instituição, onde guarda centenas de chaves de todas as portas de uma “grande casa”.

Urbi@Orbi – Como responsável pelas portarias da UBI é o senhor Joaquim quem guarda as chaves da universidade. Quantas tem consigo?
Joaquim Manuel Silva – São umas boas centenas, e de facto, não tenho um número exacto de chaves. Mas aquilo que consigo dizer é que tenho todas as chaves, de todas as portas da UBI, organizadas de modo a que possa ter acesso a qualquer uma delas de forma rápida.
Se me for dito o número da porta, e o local, consigo encontrar a chave dessa mesma entrada em pouco mais de dois ou três minutos.

U@O – É muito importante o papel da portaria, nomeadamente, porque este é um serviço de primeiro contacto com a instituição. Como responsável desse serviço, qual tem sido a preocupação de trabalhar esta área?
J.M.S. – Ao longo dos anos temos tentado melhorar o acesso às informações da UBI. Aqui dito num contexto abrangente que integram desde uma aula a uma conferência, a um seminário, ou outra qualquer actividade que decorre na instituição. Para além disso, temos também vindo a implementar uma melhoria de comunicação com utentes, sejam eles docentes, alunos ou visitantes. A UBI é uma porta aberta para toda a gente e por isso temos de ter uma imagem que mostre a dimensão institucional que está nesta casa, de qualidade e responsabilidade. Temos tido o cuidado de promover a formação do pessoal para estes aspectos.
Sem dúvida que uma das principais funções de quem está na portaria é a do contacto com o nosso público e o da prestação de informações e encaminhamento. Por isso mesmo, o serviço das portarias tem desde há alguns meses, uma rede informática de comunicação que nos permite estar em contacto com todos os pólos. Hoje conseguimos prestar um melhor serviço, graças a este tipo de tecnologia. Por exemplo, se uma pessoa está na portaria do Pólo IV porque não conhecia a instituição e veio para assistir a um evento que está a decorrer na Faculdade de Ciências da Saúde, os funcionários das portarias conseguem comunicar entre si, apoiar essa mesma pessoa e garantir que a sua passagem pela UBI fique com uma marca positiva. Este sistema tem sido uma mais valia, até porque nos permite dar informações em tempo real sobre as diversas actividades, independentemente do local, na universidade, onde essas iniciativas decorram.

U@O – Quando começou aqui a trabalhar, a universidade era muito mais pequena do que é actualmente. Como é que assistiu ao crescimento da instituição e que implicações esse alargamento veio trazer ao desempenho das suas funções?
J.M.S. – Quando entrei para a UBI, há 23 anos, existia apenas o Pólo I, que estava dividido em três fases de implementação, com esta última ainda a terminar. Nessa altura éramos meia dúzia de funcionários que prestavam assistência as actividades lectivas. Todos os dias conseguíamos contactar uns com os outros, coisa que se tornou mais difícil com o natural crescimento da UBI. Passámos a ter pólos espalhados pela cidade, o quadro de pessoal a aumentar e isso veio colocar-nos outros desafios.
Claro que hoje existem também outros meios que não tínhamos naquela altura e a comunicação acaba também por ficar mais fácil. Mas sem estas novas tecnologias e os meios que utilizamos, seria quase impensável desempenhar o nosso trabalho da forma como o fazemos.

U@O – Hoje tem a ser cargo toda a logística desta instituição. Implica conhecer de forma pormenorizada toda a UBI. Como é feito esse trabalho, por exemplo, da contagem das salas de aula, inspecção do mobiliário, distribuição de encomendas e correio, entre outros?
J.M.S. – É todo um trabalho meticuloso e que muitas das vezes não é perceptível no imediato. Mas é também um trabalho que só é possível graças a uma muito boa equipa de funcionários que me apoiam. Quando entrei na UBI eram cinco pessoas destinadas a este tipo de funções, hoje existem 20 nos serviços das portarias.
No caso da gestão do espaço comum da UBI, cada funcionário é responsável por uma secção, uma pequena parte da casa, digamos. Um dos objectivos que está implícito nas funções e nas classificações dos funcionários é precisamente o que diz respeito à gestão e organização do espaço que lhe está destinado. Uma das prioridades que costume definir para os funcionários deste serviço é, por exemplo, elaborar a contagem e inspecção das salsas, equipamentos e espaços comuns, extintores, bocas de incêndio, entre outros, até ao início do mês de Setembro. Desta forma, no princípio desse mês cada funcionário faz-me chegar por e-mail esse tipo de informação, a qual será posteriormente distribuída para a comissão de horários, ou para os serviços técnicos ou para os serviços onde for necessária.

U@O – Quer com isso dizer que o trabalho da equipa que dirige é o que permite a UBI movimentar-se?
J.M.S. – Toda a logística da instituição, distribuída quer pelo Reitor, pelos vice-reitores, Gabinete de Relações Públicas, Serviços Técnicos e dos próprios Departamentos e restantes Serviços, passa sempre por mim. A resposta a todas as solicitações que estão implícitas aqui tem de ser dinâmica e encontrar soluções e distribuir as tarefas pelo pessoal auxiliar. Daí que os funcionários que prestam serviço nas portarias não têm apenas essa função. Há todo um conjunto de actividades que lhes está também imputado. Prestar apoio a conferências, seminários, aulas e a uma vasta panóplia de eventos que decorrem na UBI e para os quais nós temos sempre alguém, nós temos sempre uma presença. Daí que exista todo um trabalho que na maior parte das vezes não está visível, mas que é preparado anteriormente e ao longo do tempo.

"Ao longo dos anos temos tentado melhorar o acesso à UBI"

"Perfil de Joaquim Manuel Silva"