A administração da academia beirã desenvolveu uma ferramenta informática que está agora a ser implementada nas unidades orgânicas da instituição. A Plataforma de Interoperabilidade “visa simplificar, desburocratizar, mas sobretudo, promover a partilha de serviços e de recursos”, começa por explicar João Leitão, administrador da UBI.
O intuito da aplicação destas práticas passa por uma partilha de recursos humanos entre a UBI e os Serviços de Acção Social. Na actual conjuntura, “em que estamos sujeitos a fortes contenções naquilo que são as transferências directas do Estado penso que tudo o que seja orientado para a inovação organizacional e para a redução, nomeadamente de custos de financiamento, de forma a libertar meios próprios que possam ser alocados aos projectos de investimento de capital que sejam considerados estratégicos para o desenvolvimento e crescimento da universidade, acho que é bem-vindo”, continua o administrador. Com esta iniciativa, inserida no âmbito da modernização administrativa, espera-se uma redução nos custos de funcionamento, como consumíveis, papel, expedição de correio, etc., de dez pontos percentuais ao ano, redução dos custos com remunerações em 15 por cento nos SASUBI, e garantir uma taxa de digitalização de documentos e processos de 100 por cento até 2012.
Para João Leitão, “a medida agora implementada há muito que era aguardada e esperamos com ela vir a colmatar algumas lacunas e necessidades existentes ao nível, por exemplo, das estruturas processuais e de funcionamento. Colmatadas estas necessidades prevemos uma maior agilidade e melhoria dos serviços prestados pela UBI, caminhando, deste modo, para a modernização, digitalização e simplificação dos serviços de suporte da instituição. Esta acção permite uma melhoria dos serviços prestados, a modernização da infra-estrutura tecnológica, proporcionando ainda uma melhoria ao nível da qualidade técnica e tecnológica dos serviços e assegurando a interligação dos sistemas de informação de gestão da universidade assente na plataforma de interoperabilidade da UBI”.
No âmbito destas novas medidas, João Leitão acrescenta que a administração vai também centralizar as compras da academia numa única plataforma. Nesse sentido, as compras feitas pela UBI vão ser organizadas de modo a que se possa ter o conhecimento das necessidades da instituição para um semestre “posteriormente iremos reunir toda essa informação. Como é óbvio vamos ter maiores quantidades, promover o efeito de economias de escala e com isto reduzir os custos de aquisição”.
Estas novas formas de gestão acabaram por apontadas como exemplo de boas práticas pela Agência para a Modernização Administrativa. Os sistemas desenvolvidos no Centro de Informática da UBI estão agora a servir de exemplo e a serem publicitados junto de outras instituições para que actividades semelhantes sejam replicadas. João Leitão explica que com esta nova aplicação consegue-se congregar três dimensões administrativas, nomeadamente a gestão documental, a vertente de contabilidade analítica e a avaliação de desempenho. O objectivo é, não só reduzir os custos de funcionamento, “num horizonte que vai até 2012, com possibilidade de reforçar essa redução e, por outro lado, eliminar o uso do papel”.
Está também em fase avançada de preparação, “um processo que vai contribuir para o bem-estar da comunidade académica, em geral, visto que é frequentemente utilizado o chamado ‘boletim de itinerário’ e autorização para deslocação, e agora vamos disponibilizar um módulo onde isso vai estar presente e assim, os utilizadores podem ter acesso a esses documentos e ao seu preenchimento, sem terem de ao impresso próprio”, acrescenta o responsável. As vantagens desta medida, para além de todos os processos ficarem registados permite uma maior celeridade no tratamento subsequente de reembolso e uma redução drástica do papel em circulação.