Urbi@Urbi – Desempenha funções de responsável pelos Serviços Académicos. Quais têm sido as alterações implementadas nesta área?
Paulo Almeida – Quando me foi endereçado o convite para integrar esta Equipa Reitoral e ficar com a responsabilidade destes dois pelouros, confesso que senti alguma apreensão. Falamos de duas áreas vitais da UBI e no caso particular dos Serviços Académicos, todos temos consciência que é uma das estruturas mais sensíveis desta Universidade. Sendo um Serviço com alguns pontos fracos necessita de intervenção. Pontos fracos estes que têm uma grande visibilidade, tanto para os cerca de seis centenas e meia de elementos do corpo docente, como para os cerca de seis mil seiscentos e trinta estudantes.
Como já referi, fi-lo por convicção de que seria possível melhorar esta área. O plano passou por tornar a olhar para os Serviços Académicos e imprimir modernidade nos seus processos, dar-lhe alguma transparência, isto porque existiam processos que por não terem um fio condutor não eram realizados para, e por docentes e alunos, da mesma forma. O último objectivo foi o de introduzir alguma simplicidade, objectivo este que na minha opinião se está a conseguir, mas onde muito mais se poderá fazer. Em súmula, os objectivos que tracei e sobre os quais tenho vindo a trabalhar passam por modernizar os Serviços Académicos, dando mais transparência e simplicidade aos processos. Como resultado natural, o cumprimento dos prazos estipulados para os diferentes processos académicos é algo que se está paulatinamente a atingir.

Urbi@Orbi – Mas estas mudanças e as alterações vão continuar?
Paulo Almeida – Para termos uns Serviços Académicos modernos, transparentes e simples, temos de informatizar os processos que estão adjacentes a estes serviços, de forma a retirar algum cunho pessoal e subjectivo aos diversos actos académicos.
De entre o conjunto de alterações já introduzidas nestes serviços, a mais visível, para a comunidade académica, é o uso de plataformas informáticas que actualmente permitem ter processos mais simples, modernos e transparentes. Estas duas últimas marcas estão conseguidas, a simplicidade penso que também, pese embora o facto de ser possível introduzir ainda algumas alterações para tornar estes actos ainda elementares, em especial no que respeita aos processos académicos realizados pelos docentes e a alguma burocracia que tais processos necessariamente contêm.
Ainda colateralmente, a substituição de procedimentos manuais por procedimentos informatizados, além de retirarem erros ao sistema, vão libertar os funcionários para outras tarefas que até agora não eram possíveis de se realizar, deixando-os com mais espaço para um tratamento afável e eficiente, tanto de docentes, como especialmente dos estudantes que recorrem a este serviço.

Urbi@Orbi – Os novos sistemas registaram algumas sugestões de mudança por parte dos docentes?
Paulo Almeida - Há três plataformas que foram agora colocadas em prática e que não existiam até a nova Equipa Reitoral começar o seu mandato. São sistemas completamente novos e que apresentam sempre algum período de adaptação. Estas são novas práticas e talvez por isso não tão bem entendidas numa primeira abordagem. Para se gostar de algo tem de se conhecer e dominar minimamente, existindo sempre alguma inércia por parte da comunidade, no sentido de aceitarem novas formas de procedimento.
Uma das modernizações que foi implementada foi a da entrega dos processos académicos. Recordo que esta era uma antiga aspiração da comunidade docente. Lembro-me dos tempos em que cada docente, no final do semestre, era obrigado a entregar aos Serviços Académicos quase que uma resma de papel com os programas, os testes, os sumários, os protocolos, as pautas, os gráficos de barras, enfim, um conjunto de elementos que formavam grandes e desnecessários volumes de papel. Quando a nova Equipa Reitoral começou a trabalhar, iniciou-se o desenvolvimento de uma plataforma informática que não introduziu nenhuma regra nova, apenas eliminou todos os documentos em suporte papel que já estavam instituídos como necessários e obrigatórios de entregar ao fim de cada semestre.
Desta forma, actualmente é possível entregar todo o processo académico sem utilizar uma única folha de papel, o que é uma grande vantagem. Com a utilização e conhecimento da plataforma informática, todos estes passos para cada unidade curricular levam entre cinco a dez minutos a serem realizados, desde que cada docente tenha compilado a informação já recolhida anteriormente, utilizando previamente a sua assinatura digital em vez da sua assinatura convencional.

Urbi@Orbi – E isso porquê?
Paulo Almeida – Porque um aspecto é introduzir as informações na base dos Serviços Académicos e outro é validar a mesma informação. Não podemos dispensar a utilização de uma assinatura para validar os documentos.
Esta validação não é apenas importante em termos de pautas, onde penso que todos concordam com a sua utilização, mas também noutros documentos. O facto de ser necessária a assinatura electrónica em informações como sumários, programas realizados e outros é porque, sempre que existe, por exemplo, um pedido de processo de creditação de um nosso aluno noutra instituição, este necessita de todos estes documentos obrigatoriamente autenticados pelo docente. Não é passado quatro ou cinco anos que vamos buscar os processos que foram anteriormente introduzidos pelo docente e da sua única responsabilidade, para exibir perante outras entidades que o requeiram, indo depois autenticar e pedir ao docente a sua assinatura, que poderá já nem sequer estar ao serviço.

Urbi@Orbi – Diz que estes sistemas estão a funcionar há pouco, mas podem vir a ser melhorados ao longo do tempo. É isso que vai acontecer?
Paulo Almeida – Estamos sempre atentos a todas as sugestões da comunidade académica. Essa é também uma nossa marca e uma característica da nossa acção, como Equipa Reitoral. Realizamos mudanças e melhorias de serviços, mas fazemos isso com o apoio da comunidade académica e sempre ouvindo e recolhendo opiniões de todos, desde que nos façam chegar as mesmas, de preferência no debate dentro dos órgãos, mas também nas audiências mais ou menos formais e muito também em conversas totalmente informais.
Como exemplo, algumas melhorias estão a ser estudadas na plataforma dos processos académicos, do ponto de vista legal e técnico, nomeadamente a assinatura, num único passo e com uma única introdução da password de validação de assinaturas, de um conjunto de documentos; a reunião dos documentos referentes à unidade curricular, nomeadamente os objectivos, critérios de avaliação, programa, programa cumprido, bibliografia num único documento a ser gerado, impresso digitalmente e validado; e a não necessidade de algumas assinaturas na pauta.
Ao longo de todo o tempo que estou nesta instituição, ao longo de toda a minha carreira de docente na relação com os meus estudantes, também durante o tempo que fui desempenhando outros lugares de gestão, e especialmente ao longo deste ano de trabalho como vice-reitor para o ensino e internacionalização, todos os membros da nossa comunidade sabem que sempre estive aberto a ouvir críticas e introduzir correcções, quando estas são relevantes e pertinentes. Todos sabem que é necessária alguma pragmática numa gestão aberta e partilhada da instituição. Todos estes processos são também momentos de aprendizagem para quem os implementa. Nos próximos anos teremos, com toda a certeza, processos mais simples e com algumas alterações oriundas de críticas construtivas que nos vão chegando.

“A internacionalização é uma das nossas grandes apostas”