Urbi et Orbi - Como funciona o Gabinete de Relações Públicas?
Graça Castelo Branco - O Gabinete de Relações Públicas (GRP) tem uma multiplicidade de tarefas que as pessoas desconhecem por completo. Há a parte de divulgação institucional, de comunicação, de relações públicas, a parte de protocolo, e além disso há também uma série de acessórios que são, as residências de docentes visitantes, e a frota automóvel que é também um serviço efectuado pelo Gabinete. Ali é feita toda a divulgação, todo o contacto com os diversos públicos da universidade, públicos internos, alunos, docentes e funcionários, e externos. Aí podemos enquadrar as instituições com as quais mantemos contacto, muitas vezes no âmbito do estabelecimento de convénios de colaboração, mas também, principalmente o nosso público alvo, que são todos os potenciais futuros alunos da universidade.
Portanto, nessa área há uma série de tarefas a desenvolver. Um exemplo é a vulgar marcação de anfiteatros, que não é assim tão linear porque envolve a comunicação desse facto em si a uma série de serviços que intervém. Desde os serviços técnicos, até à própria divulgação do evento, através de vários meios, como o site da UBI e o jornal online, a página dos académicos, até à nota de imprensa, passando por uma série de factores que realmente fazem com que aquilo que parece apenas ser uma marcação acabe por ser uma cadeia de acontecimentos.

U@O - Que tipo de relação se estabelece com os contactos exteriores à UBI?
G.C.B. - Os contactos para divulgação dos diferentes eventos são seleccionados de acordo com cada caso. Por exemplo, estamos a organizar um ciclo de conferências, no âmbito do ‘Despertar para a Ciência’, e essa divulgação vai ser feita nas escolas secundárias, e nas do terceiro ciclo, onde se encontra o público que pretendemos atingir. Mas, ao mesmo tempo temos de fazer a divulgação por outras instituições, a partir das quais a própria informação possa ser observada e servir de ponto de partida para as pessoas virem assistir, nomeadamente bibliotecas, câmaras municipais, etc.. Há imensos organismos com os quais nos relacionamos, mas depende da tipologia de cada situação. Há que fazer uma selecção, até para evitar que haja um cansaço na recepção da nossa informação.

U@O - Como descreveria o papel do GRP no seio da UBI?
G.C.B. - A visibilidade que o GRP tem leva a que se falhar alguma coisa, toda a gente dê conta. Isto reflecte bem a responsabilidade do GRP na UBI. E não estou só a falar num acontecimento específico, como o dia da Universidade, ou eventos com mais visibilidade. Se, por exemplo, dermos uma informação incompleta, ou se houver qualquer lapso na transmissão da informação, as pessoas imediatamente telefonam a reclamar. Por isso temos de estar permanentemente muito concentrados no que estamos a fazer, porque de facto, somos o serviço em que estão os olhos todos postos, quando a nossa tarefa é passar, discretamente, a informação.

U@O - Como funciona a nível da imagem que passam para fora?
G.C.B. - A imagem da UBI está em primeiro lugar. Dou um exemplo. No caso dos Dias da UBI, há uma informação preparada para o efeito, desde o cartaz, à informação que nós enviamos, colocamos no site, para que as pessoas que a vão consultar possam inscrever-se imediatamente e ter acesso à informação a partir de qualquer ponto do País. Esse tipo de iniciativa, é dos eventos anuais que atinge maior dimensão e é, no fundo, o nosso cartão de visita enquanto instituição. Nesse caso são as pessoas que vêm ter connosco e não o contrário.
Depois, penso que mais dia menos dia teremos de começar a pensar cada vez mais em termos internacionais.

U@O - A visita a outras universidades e gabinetes, é comum?
G.C.B. - Tem havido contacto com colegas de outros Gabinetes de Relações Públicas, e é curioso que ao longo do tempo, fui-me apercebendo que aqui na UBI temos sido, em certa medida, pioneiros em muitos aspectos. A questão dos dias da UBI, por exemplo, surge na sequência de uma iniciativa do então Ministério da Ciência e Tecnologia, e, a certa altura, há um desprendimento dessa iniciativa, e há o criar de uma nova, que se liga a nós e com a qual nós hoje já estamos perfeitamente identificados, e que é conhecida e esperada pelas escolas. Toda a gente sabe, quando são os dias da UBI, o alvoroço que é nesta casa e nesta cidade, e geralmente, as próprias escolas e outras entidades já apresentam antecipadamente interesse em saber em que dias vamos organizar o evento, para prepararem as suas deslocações.

U@O - E a equipa que dirige?
G.C.B. - Neste momento somos 14 pessoas. Sendo um gabinete que está criado há já largos anos, foi crescendo com as pessoas que gradualmente o foram acompanhando. Houve algumas tarefas que passaram a ser desempenhadas pelo LabCom, por exemplo. Recordo-me que tínhamos o boletim informativo Ubiversitas, que hoje em dia está substituído pelo Urbi et Orbi. Agora, é óbvio que dependerá de algumas circunstâncias conseguir completar a equipa como seria desejável.

"Existe um conjunto de condições que esta universidade reúne, que a distinguem das outras"

"Gostaria de mais tempo para dar largas à criatividade"

U@O - Quais as actividades que gosta mais de desenvolver?
G.C.B. - Gostaria de mais tempo para dar largas à criatividade. Se há um factor que sempre me deu gosto neste trabalho, ao longo de todos estes anos, foi e é o poder ser criativa, desenvolver uma série de tarefas, organizar iniciativas e eventos, como os dias da UBI, ou outros, em que todos os anos procuramos inovar.
Pedimos sempre colaboração, e isto é um factor extremamente importante. Acho que não pode ser só o GRP a fazer o esforço, tem de ser toda a universidade, desde os departamentos, os directores de curso, todos os intervenientes em conjunto para que a universidade apresente a melhor imagem possível e a projecte devidamente no panorama universitário nacional e internacional.
Existe um conjunto de condições que esta universidade reúne, que a distinguem das outras e fazem dela uma instituição em que há excelentes condições para estudar, leccionar e investigar. Muitas vezes há algum pormenor, às vezes sem importância nenhuma, que poderia ser levado com uma atitude mais proactiva por parte das pessoas. A mudança é permanente. Estamos sempre atentos às novas situações.
Não estamos sozinhos no mercado, por assim dizer, as outras universidades também estão. Quando conseguirmos uma maior envolvência por parte de todos, penso que estarão reunidas as condições para fazer e mostrar esta universidade lá fora, mais e melhor do que até agora tem sido feito.

U@O - Acha então que uma melhoria passa pela mobilização?
G.C.B. - Também. Quer dizer, quando pedimos a colaboração dos departamentos, porque vem um pedido de fora, para este ou aquele efeito, nem sempre os departamentos reagem como devia ser, e muitas vezes acabam por se aperceber tarde demais que se calhar deveriam ter feito uma melhor promoção de si próprios.
Temos em curso neste momento uma campanha de divulgação das engenharias, para levar às escolas, e penso que se os próprios departamentos divulgarem a actividade de investigação que está em curso, será muito mais positivo. Considero que é a investigação a grande vertente que faz com que uma instituição seja excelente. Esse sim é o factor mais importante. Se se divulgar essa investigação, é da forma que atraímos mais alunos. Portanto, isto tudo faz com que idealmente surja um ciclo de colaboração permanente, que implica uma motivação e um objectivo. Nessa base é que considero que os departamentos ainda têm muito para fazer e dizer.

U@O - Que projectos há para o futuro no GRP?
G.C.B. - Projectos há muitos. Há a divulgação das engenharias em que vamos empenhar-nos mais. Em relação a todos os outros procuramos e temos feito um esforço, na melhoria e na rapidez com que a informação e tudo o resto é divulgado. Dou-lhe o exemplo do envio de informação, através da ubi-list. Tenho vindo a insistir na criação de uma intranet onde sejam disponibilizados os conteúdos, e onde as pessoas possam ir procurar por vontade própria o que mais lhes interessa. A intranet é um dos objectivos primeiros seguramente, a nível da comunicação. A nível das relações públicas propriamente ditas, ainda haverá muita coisa a fazer, nomeadamente ao nível das publicações. Acho que é um dos sectores em que terá de haver uma aposta maior, nomeadamente publicações sobre investigação. Teremos também de ampliar o leque de documentação com o qual vamos para feiras e escolas secundárias porque a “guerra” vai ser cada vez maior entre instituições.