Urbi@Orbi – Para além da plataforma que está destinada aos processos académicos existem outras novas ferramentas informáticas nos Serviços Académicos. Como funcionam e a que se destinam?
Paulo Almeida – Sim existem. A plataforma de admissibilidade e de seriação dos candidatos aos segundos ciclos, mais tarde facilmente adaptado aos terceiros ciclos. No ano passado, os alunos que concorreram aos nossos mestrados foram colocados através de um processo de seriação realizada pela comissão de curso, que tem de ter em conta as prioridades de opção dos alunos. Isso era impossível de ser conseguido através de um processo manual. No passado e com um número bem mais pequeno de candidatos, registavam-se vários erros, por exemplo, com o mesmo aluno admitido em vários mestrados e aparecendo em mais que um edital.
Com esta nova plataforma, o aluno apresenta a sua candidatura online submetendo todos os documentos necessários à sua candidatura, desde certificados, cópias dos documentos de identificação, curriculum vitae, etc., documentação esta, toda introduzida digitalmente na plataforma informática e encaminhada directamente para a área do director de curso e visualizável no momento, podendo desde logo em conjunto com a comissão de curso, realizar todo o processo de admissibilidade e seriação dos candidatos, em qualquer lugar desde que disponham de um computador e acesso à internet. Ao fecharem-se todos os processos referentes aos vários segundos ciclos, os editais são gerados automaticamente e todos os trâmites ficam realizados do ponto de vista da Comissão de Curso, à excepção da assinatura dos editais gerados pelos Serviços Académicos. Penso que isto é, sem dúvida, a modernização e a melhoria dos Serviços Académicos.
Ainda gostava de referir uma última plataforma desenvolvida que permite gerar de uma forma mais simples as provas de segundo ciclo. Sendo as provas de segundo ciclo uma tarefa transversal a toda a universidade, com um conjunto de procedimentos inerentes ao processo, desde a entrega, por parte do candidato, dos exemplares das dissertações e pedido formal de provas nos Serviços Académicos, passando pelo envio de listas dos candidatos aos Presidentes de Faculdade para nomearem o júri por proposta da Comissão de Curso, primeira reunião de júri para designarem arguentes, hora e local das provas, até à segunda reunião de júri com deliberação sobre a decisão das provas, estas tem de ser feitas de um modo uniforme por parte de todas as Comissões de Cursos e Júris. Esta plataforma permite modelar todos estes procedimentos, uniformizando-os e impedindo algumas más práticas, tendo como vantagem final que todos os documentos inerentes ao processo, desde os projectos de despacho, às muitas actas geradas, pelo menos duas por cada candidato, aos editais, são gerados automaticamente.
Todas estas plataformas depois de feitas parecem simples. Mas cada vez que apresentamos uma nova plataforma temos associado vários meses de trabalho de vários intervenientes, com destaque para os informáticos de desenvolvimento de software, em ligação com os seus utilizadores e responsáveis de serviço, nomeadamente os Presidentes de Faculdades e Departamentos, os Técnicos dos Serviços Académicos, as Secretárias dos Departamentos e outros, que são consultados para ouvir não só as suas opiniões e sugestões, mas sobretudo a sua experiência e o conhecimento de campo sobre os procedimentos inerentes a cada uma das novas plataformas.

Urbi@Orbi – Quantos candidatos a UBI registou este ano ao segundo ciclo?
Paulo Almeida – Até este momento temos um registo de 900 alunos repartidos entre as duas fases.

Urbi@Orbi – Dirige também o Gabinete de Relações Internacionais onde já introduziu também algumas mudanças. Por que passaram essas medidas?
Paulo Almeida – Uma das principais alterações mais visíveis e que se reflecte necessariamente num maior reforço na aposta da internacionalização da UBI, uma das medidas que fazem parte do plano de acção a curto, médio e longo prazo proposto para a UBI, prende-se com o reforço do número de técnicos nesse gabinete. Neste momento temos dois técnicos a trabalhar a tempo inteiro naquela estrutura. Tem também existido todo um trabalho que visa o reforço dos protocolos Erasmus com outras instituições, com a captação de mais estudantes, e também a aposta na dinamização de cursos partilhados em co-tutela com outras universidades estrangeiras. Outro objectivo claro e natural tendo em vista a aposta de toda a Equipa Reitoral na dinamização da investigação na UBI, é o de dinamizar equipas de investigação internacionais que, no seguimento destes acordos, possam vir a ser criadas.
Seguindo estes objectivos, foi distribuído pela nossa comunidade académica um inquérito sobre as parcerias não necessariamente institucionais que já existem e que podem abrir portas a uma ligação mais efectiva. Com isso pretende-se saber o que é que cada docente, cada investigador, tem em termos de colaborações internacionais e que não estão contempladas em protocolos, para se proceder posteriormente a um estreitamento e intensificação destas colaborações, e eventuais assinaturas de acordos institucionais.
Temos participado em algumas feiras e semanas internacionais para dinamizar os acordos Erasmus, para que os nossos alunos tenham um maior leque de escolha de instituições estrangeiras e que, por outro lado, sejam também escolhidos por um maior número de alunos estrangeiros que queiram vir frequentar a nossa universidade. O ensino e a investigação têm assim funcionado como os dois principais vectores do processo de internacionalização da academia.

Urbi@Orbi – A Internacionalização tem vindo a ser uma das maiores apostas da actual Equipa Reitoral. Que novidades ainda se podem esperar a breve trecho?
Paulo Almeida – Como referi anteriormente, neste período de trabalho temos vindo a incrementar o número de protocolos e de parcerias científicas com instituições estrangeiras, criando ligações efectivas e actividades concretas. Neste ponto há a destacar a vizinha Espanha, onde no último ano se registou o maior número de visitas institucionais com objectivo de incrementar as parcerias, quer a nível de ensino, de investigação, mas também de serviços. Neste último eixo temos sido visitados por funcionários e responsáveis por serviços de outras universidades e os nossos serviços e responsáveis por serviços têm também se deslocado a outras instituições no estrangeiro de forma conhecer outras formas de funcionamento e de saber fazer.
Em Setembro teremos ainda um novo elemento no GPRI através de um estágio PEPAC, um licenciado em relações internacionais que irá tratar, entre outras coisas, de promover juntamente com o GRP, da imagem internacional da UBI, especialmente ao nível da informação em inglês, e eventualmente em castelhano, dos cursos, como a nível da página institucional, quer ao nível de brochuras, folhetos informativos, mailing lists, entre outros.
No âmbito do protocolo Santander, são também disponibilizadas 20 bolsas para alunos nossos poderem frequentar durante um semestre outras instituições no Brasil, em moldes análogos aos possibilitados pelas chamadas bolsas Erasmus. Até ao final do ano esperamos promover uma visita institucional a várias instituições universitárias brasileiras, de maneira a impulsionar uma maior intercâmbio com estas instituições.

Urbi@Orbi – Quanto à mobilidade de colaboradores da UBI, como está a ser gerido esse processo?
Paulo Almeida – Sem dúvida que a parte mais visível do programa Erasmus é a mobilidade de estudantes. Mas para além desta vertente existe todo um conjunto de programas paralelos que estão igualmente contemplados, nomeadamente as denominadas mobilidade de docentes para missões de ensino e mobilidade de pessoal docente e não-docente para formação. Todas estas acções permitem e financiam a mobilidade internacional de docentes e não docentes, tanto para receber como dar formação.

“Trabalhamos para a melhoria e modernização dos Académicos”